Thủ tục trích lục giấy khai sinh mới nhất

Trích lục khai sinh hồ sơ và các thủ tục pháp lý liên quan đến nó đóng vai trò không thể phủ nhận trong cuộc sống hằng ngày. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển và thay đổi của người dân, các quy định và thủ tục pháp lý liên quan đến trích lục khai sinh hồ sơ luôn được cập nhật và điều chỉnh để đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả.

Việc nắm bắt những thay đổi mới nhất trong các quy định này không chỉ giúp cho công dân và các doanh nghiệp tuân thủ pháp luật một cách chính xác mà còn giúp tối ưu hóa quy trình đăng ký và đi vào hoạt động một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào các thủ tục mới nhất và những điều chỉnh quan trọng trong trích lục khai sinh hồ sơ và thủ tục pháp lý liên quan.

Căn cứ pháp lý

1. Trích lục giấy khai sinh là gì?

Theo khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch 2014 có quy định: “Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính”.

Trích lục khai sinh chính là bản sao giấy khai sinh được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, điều này còn dùng để phân biệt với bản sao được công chứng hay chứng thực.

Nhiều trường hợp không giữ được bản chính giấy khai sinh do đã thất lạc, do thời gian quá lâu, do bị nhàu nát, rách hoặc hư hỏng nặng, không thể sử dụng. Lúc này, bắt buộc phải làm thủ tục trích lục khai sinh.

2. Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh

Trong trường hợp sổ hộ tịch tại UBND xã/phường nơi bạn đã thực hiện đăng ký khai sinh vẫn lưu giữ thông tin về sự kiện khai sinh thì người yêu cầu trích có thể đến UBND xã/phường đó yêu cầu trích lục giấy khai sinh. Quá trình này thực hiện như sau:

Bước 1: Người yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm:

+ Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;

+ Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);

+ Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục)

+ Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

+ Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

+ Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch, Gồm các nội dung chính sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

Kính gửi: ⁽¹⁾………………………………………………………………

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ………………………………………………….

Nơi cư trú: ⁽²⁾ ……………………………………………………………………………….

Giấy tờ tùy thân: ⁽³⁾ ……………………………………………………………………….

Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: ……………………..

Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục⁽⁴⁾ ……………………………………..

cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: ………………………………………….. Giới tính: …………..

Dân tộc: ………………………………………. Quốc tịch: …………………………..

Nơi cư trú: ⁽²⁾ ……………………………………………………………………………….

Giấy tờ tùy thân: ⁽³⁾ ……………………………………………. ……………………….

Số định danh cá nhân (nếu có): ………………………… ………………………….

Đã đăng ký tại: ⁽⁵⁾ ………………………………………………………………………

……………………………………………… ngày ….. tháng ……. năm ………..

Theo⁽⁶⁾………………………………. số ……………… Quyển số: ⁽⁷⁾ …………….

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình

Làm tại: ………….. , ngày ……. tháng …… năm ………….

Người yêu cầu

(ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

Chú thích tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch

⁽¹⁾ Ghi rõ tên cơ quan thực hiện việc cấp bản sao trích lục hộ tịch.

⁽²⁾ Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang nơi sinh sống.

⁽³⁾ Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân như: hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế (ví dụ: Chứng minh nhân dân số 0010891235 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004).

⁽⁴⁾Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây.

⁽⁵⁾Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.

⁽⁶⁾ Ghi rõ loại giấy tờ hộ tịch đã được cấp trước đây.

⁽⁷⁾ Chỉ khai khi biết rõ.

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.

Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

3. Thủ tục làm lại giấy khai sinh

3.1. Điều kiện làm lại giấy khai sinh

Theo Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử như sau:

1.Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

2.Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

3.Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Vậy, khi làm lại giấy khai sinh bạn phải đáp ứng cả 3 điều kiện sau: Đăng ký khai sinh trước ngày 01 tháng 01 năm 2016; Sổ hộ tịch bị mất và Bản chính giấy khai sinh bị mất.

3.2. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Căn cứ quy định tại Điều 63 Luật hộ tịch 2014 “Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”

Tại khoản 1, Điều 64 Luật hộ tịch 2014 có quy định “Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.” Căn cứ hai quy định trên thì cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục bản sao giấy khai sinh là cơ quan quản lý Cơ sở dữ liện hộ tịch.

Vậy cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ quan nào? Tại khoản 5 Điều 4 Luật hộ tịch 2014 có giải thích như sau: “Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”

Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền. Trường hợp này người yêu cầu gửi hồ sơ đến nơi mình đã làm giấy khai sinh lần đầu, cơ quan sẽ có thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh.

3.3. Thời gian giải quyết

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh

Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.

3.4. Về lệ phí cấp trích lục khai sinh

Theo quy định tại Điều 11 Luật hộ tịch 2014, cá nhân khi đăng ký hộ tịch sẽ được miễn lệ phí với các đối tượng sau đây:

– Người khuyết tật hoặc người trong gia đình được công nhận là hộ nghèo, gia đình có công với cách mạng.

– Người thực hiện đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử hoặc giám hộ là người Việt Nam ở trong nước

Như vậy, trường hợp nếu cá nhân thực hiện đăng ký các việc hộ tịch khác không thuộc trường hợp trên hoặc yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh thì phải nộp lệ phí theo quy định.

Mức phí mà cá nhân phải nộp khi thực hiện yêu cầu cấp trích lục khai sinh do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định theo quy định tại Luật phí và lệ phí 2015, và Thông tư 250/2016/TT-BTC.