Đăng ký khai sinh là thủ tục bắt buộc khi trẻ được sinh ra. Theo đó, để tiết kiệm thời gian đi lại và nhiều chi phí khác, có nhiều thủ tục hành chính đã cho phép người dân có thể thực hiện trực tuyến. Và đăng ký khai sinh bằng hình thức online là một trong các thủ tục hành chính được phép thực hiện qua mạng điện tử. Vậy thủ tục, hồ sơ đăng ký khai sinh online như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật Dương Gia sẽ giúp các bạn rõ hơn về nội dung trên.
1. Thủ tục đăng ký khai sinh online
Để thực hiện việc đăng ký khai sinh online, người yêu cầu đăng ký cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh
Đầu tiên, công dân phải truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (https://dichvucong…….gov.vn) để đăng ký hoặc đăng nhập tài khoản, xác thực định danh online.
Việc truy cập phải đảm bảo việc xác thực định danh online, kết nối với Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư để khai thác các trường thông tin của công dân có trong Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư (thực hiện dịch vụ khai thác thông tin công dân từ cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư trên cơ sở số định danh cá nhân, tự động điền vào biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng dịch vụ công).
Công dân có yêu cầu đăng ký khai sinh cung cấp thông tin trên biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh.
Sau đó, thực hiện thao tác tải lên các giấy tờ, hồ sơ theo quy định, bao gồm:
- Bản chụp giấy chứng sinh/giấy chứng sinh điện tử (nếu có);
- Bản chụp giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (nếu có)/ trường hợp thông tin về giấy chứng nhận đăng ký kết hôn đã có trong CSDL Quốc gia về dân cư thì không phải tải lên;
- Bản chụp giấy CMND/Thẻ CCCD và Hộ khẩu/ trường hợp các thông tin này đã được xác thực và cung cấp bởi Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư thì không cần phải tải lên;
- Giấy ủy quyền trong trường hợp thực hiện việc đăng ký khai sinh theo ủy quyền
- Nộp phí, lệ phí (nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh) thông qua chức năng thanh toán online tích hợp trên Cổng dịch vụ công.
Hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký khai online
- Công dân điền các thông tin trên Biểu mẫu online tương tác đăng ký khai sinh, tải lên các giấy tờ cần thiết.
Bước 2: Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ
Trường hợp thứ nhất, khi hồ sơ đã đầy đủ hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15h00 mà không thể giải quyết ngay thì gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu; chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
Trường hợp thứ hai, hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có văn bản hướng dẫn người dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ các loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người dân có thể bổ sung, hoàn thiện, sau khi hồ sơ đã được bổ sung thì thực hiện lại trường hợp thứ nhất.
Trường hợp thứ ba, người có yêu cầu đăng ký khai sinh không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo với Trưởng bộ phận một cửa có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh.
Bước 3: Công chức bộ phận hộ tịch thẩm tra hồ sơ
- Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đính kèm).
- Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết và phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại trường hợp thứ 2 hoặc thứ 3.
- Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu.
- Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định thì thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, lưu chính thức và chuyển thông tin đến Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư để lấy số định danh cá nhân.
Bước 4: Trả kết quả
Sau khi Cơ sở Quốc gia về dân cư trả về số định danh cá nhân, công chức tư pháp – hộ tịch gửi lại biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
Bước 5: Công dân kiểm tra thông tin
Công dân kiểm tra thông tin:
- Trên giấy khai sinh
- Trong Sổ đăng ký khai sinh
- Ký Sổ đăng ký khai sinh
- Nộp lệ phí (Nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh và nộp hồ sơ online và chưa nộp lệ phí tại Bước 1)
- Nhận giấy khai sinh
Lưu ý: Nếu người có yêu cầu đăng ký khai sinh có yêu cầu cấp Giấy khai sinh online thì công chức làm công tác hộ tịch tham mưu thực hiện căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư 01/2022/TT-BTP, chuyển trả kết quả là Giấy khai sinh được ký số cho người có yêu cầu sau khi hoàn thành Bước 5.
2. Thành phần hồ sơ đăng ký khai sinh online
– Biểu mẫu hộ tịch online tương tác đăng ký khai sinh
(Theo nội dung quy định tại Phụ lục 02 ban hành kèm theo Thông tư 01/2022/TT-BTP)
– Người có yêu cầu đăng ký khai sinh online tải lên bản chụp các giấy tờ sau:
– Giấy chứng sinh
Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh, nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh;
– Biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập trong trường hợp trẻ sơ sinh bị bỏ rơi
– Văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ, trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ.
Văn bản ủy quyền (chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh.
Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ, trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về nội dung khai sinh.
– Giấy tờ tùy thân trong trường hợp không sử dụng Thẻ CCCD
– Giấy chứng nhận kết hôn trong trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn và chưa có thông tin về giấy chứng nhận đăng ký kết hôn trong Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư.
– Giấy tờ chứng minh thông tin về cư trú không phải tải lên do đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư.
3. Điều kiện để thực hiện việc đăng ký khai sinh online
Quá trình nộp, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả đăng ký khai sinh online (dịch vụ công ở mức độ 3) trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh được thực hiện với điều kiện sau:
- Cổng dịch vụ công/ Hệ thống một cửa online cấp tỉnh đã hoàn thành việc kết nối, khai thác dữ liệu công dân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Kết nối, liên thông các dữ liệu hộ tịch với Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch online dùng chung của Bộ Tư pháp, bảo đảm về tính chính xác, giá trị pháp lý của dữ liệu công dân.
Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày làm việc, trường hợp nhận hồ sơ sau 15h00 mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
Lưu ý:
– Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký khai sinh online phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng;
Nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
– Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai sinh online đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.
– Khi tới cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả (Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh) người có yêu cầu đăng ký khai sinh phải nộp bản chính Giấy chứng sinh, xuất trình Giấy tờ tuỳ thân;
– Bản chính Giấy chứng nhận kết hôn (nếu cha mẹ trẻ đã đăng ký kết hôn) trừ trường hợp đã tải lên bản điện tử Giấy chứng sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.
– Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.
4. Phí, lệ phí đăng ký khai sinh online
– Miễn lệ phí đối với trường hợp khai sinh đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.
– Đối với trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn: theo mức thu lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.
– Phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu có yêu cầu) thực hiện theo quy định tại Thông tư 281/2016/TT-BTC
Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai sinh chưa nộp được lệ phí, phí thông qua chức năng thanh toán trên Cổng dịch vụ công thì nộp tại cơ quan đăng ký hộ tịch khi đến nhận kết quả.
5. Quy phạm quy định về đăng ký khai sinh
Căn cứ theo Điều 37 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về đăng ký khai sinh, cụ thể:
Điều 37. Hành vi vi phạm quy định về đăng ký khai sinh
“1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung giấy tờ do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền cấp để làm thủ tục đăng ký khai sinh.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Cam đoan, làm chứng sai sự thật về việc sinh;
b) Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật về nội dung khai sinh;
c) Sử dụng giấy tờ của người khác để làm thủ tục đăng ký khai sinh.
3. Hình thức xử phạt bổ sung:
Tịch thu tang vật là giấy tờ, văn bản bị tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 Điều này.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả:
Kiến nghị cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền xem xét, xử lý đối với giấy khai sinh đã cấp do có hành vi vi phạm quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này; giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung quy định tại khoản 1 Điều này.”
Như vậy, khi cá nhân có hành vi vi phạm quy định về đăng ký khai sinh và thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều này có thể bị xử phạt lên đến 5 triệu đồng và thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả.
Trên đây là toàn bộ nội dung về hồ sơ, thủ tục đăng ký khai sinh online. Trường hợp có thắc mắc vui lòng liên hệ Luật Dương Gia theo số hotline 1900 6568 để được hỗ trợ và tư vấn
