Việc thay đổi vốn điều lệ là một trong những quyết định quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một công ty. Đây không chỉ là biện pháp để nâng cao năng lực tài chính mà còn phản ánh chiến lược phát triển dài hạn và sự linh hoạt trong quản lý nguồn vốn.
Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc điều chỉnh vốn điều lệ có thể giúp công ty tận dụng các cơ hội đầu tư mới, mở rộng quy mô kinh doanh và tăng cường vị thế cạnh tranh. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành và sự đồng thuận của các cổ đông.
Trong bài viết này, cùng Luật Dương Gia sẽ đi sâu vào phân tích những khía cạnh quan trọng cần lưu ý khi thực hiện thay đổi vốn điều lệ của công ty, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn và hiệu quả.
Căn cứ pháp lý
1. Vốn điều lệ công ty cổ phần
Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp mà vốn điều lệ của nó được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần. Từ đó ta hiểu vốn điều lệ của công ty cổ phần là tổng giá trị mệnh giá cổ phần đã bán các loại.
Vốn điều lệ của công ty cổ phần tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp là tổng giá trị mệnh giá cổ phần các loại đã được đăng ký mua và được ghi trong Điều lệ công ty. Theo đó, vốn điều lệ của công ty cổ phần tại thời điểm đăng ký sẽ là vốn điều lệ của công ty khi các cổ đông góp đủ vốn trong thời hạn góp vốn.
Vốn điều lệ của công ty có thể được thay đổi trong quá trình hoạt động kinh doanh. Khi thay đổi vốn điều lệ, công ty phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với cơ quan có thẩm quyền.
2. Thay đổi vốn điều lệ trong công ty cổ phần
Vốn điều lệ trong công ty cổ phần có thể tăng lên hoặc giảm đi.
2.1. Tăng vốn điều lệ trong công ty cổ phần
Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, Công ty cổ phần có thể tăng vốn điều lệ trong những trường hợp sau: Chào bán cổ phần (Chào bán cổ phần cho các cổ đông hiện hữu; Chào bán cổ phần riêng lẻ và Chào bán cổ phần ra công chúng); Chuyển đổi trái phiếu đã phát hành thành cổ phiếu; Thực hiện trả cổ tức bằng cổ phần.
- Chào bán cổ phần
Chào bán cổ phần là việc công ty tăng thêm số lượng cổ phần được quyền chào bán và bán các cổ phần đó trong quá trình hoạt động để tăng vốn điều lệ. Chào bán cổ phần là việc huy động vốn đặc trưng của công ty cổ phần.
Chào bán cổ phần ra công chúng chỉ được áp dụng đối với các công ty cổ phần đại chúng. Việc chào bán cổ phần ra công chúng được áp dụng theo pháp luật Chứng khoán.
- Chào bán cổ phần riêng lẻ đối với công ty cổ phần không phải công ty đại chúng
Được thực hiện như sau: Đại hội đồng cổ đông tổ chức họp và thông qua quyết định chào bán cổ phần theo hình thức chào bán cổ phần riêng lẻ. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi quyết định được thông qua, công ty phải gửi thông báo về việc chào bán cổ phần riêng lẻ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu trong vòng 5 ngày kể từ ngày gửi thông báo, doanh nghiệp không nhận được sự phản đối từ Cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ tiến hành bán cổ phần. Sau khi hoàn tất việc bán cổ phần, trong vòng 10 ngày, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ.
- Chào bán cổ phần cho các cổ đông hiện hữu
Được thực hiện như sau: Đại hội đồng cổ đông đã họp và quyết định chào bán cổ phần theo hình thức chào bán cho các cổ đông hiện hữu. Công ty phải gửi thông báo bằng văn bản đến tất cả các cổ đông, chậm nhất là 15 ngày trước khi kết thúc thời hạn đăng ký mua cổ phần. Sau đó, công ty sẽ tiến hành việc bán cổ phần. Khi hoàn tất, công ty phải phát hành và trao cổ phiếu cho người mua, hoặc nếu không, phải ghi nhận thông tin vào sổ đăng ký cổ đông.
- Chuyển đổi trái phiếu thành cổ phần
Trái phiếu chuyển đổi thành cổ phần là loại trái phiếu có khả năng chuyển đổi thành cổ phần phổ thông dựa trên các điều kiện đã được xác định trong phương án phát hành trái phiếu. Trình tự và thủ tục phát hành trái phiếu chuyển đổi sẽ được thực hiện tương tự như việc phát hành cổ phần. Sau khi hoàn tất việc chuyển đổi trái phiếu thành cổ phần, công ty phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ trong vòng 10 ngày.
- Thực hiện trả cổ tức bằng cổ phần
Công ty phải đăng ký tăng vốn điều lệ tương ứng với tổng giá trị mệnh giá các cổ phần dùng để chi trả cổ tức. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày hoàn thành việc thanh toán cổ tức.
2.2. Giảm vốn điều lệ trong công ty cổ phần
Công ty cổ phần có thể giảm vốn điều lệ trong các trường hợp sau: Hoàn trả vốn góp cho cổ đông; Công ty mua lại cổ phần đã phát hành; Các cổ đông thanh toán không đủ hoặc không thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.
- Hoàn trả vốn góp cho cổ đông
Hoàn trả vốn góp cho cổ đông được thực hiện theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty.
Điều kiện để hoàn trả vốn góp: Công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp; Và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông.
- Công ty mua lại cổ phần đã phát hành
Công ty mua lại cổ phần theo yêu cầu của cổ đông hoặc theo quyết định của công ty.
- Công ty mua lại cổ phần theo yêu cầu của cổ đông
Cổ đông biểu quyết phản đối nghị quyết về việc tổ chức lại công ty hoặc thay đổi quyền và nghĩa vụ của cổ đông theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền yêu cầu công ty mua lại cổ phần của mình. Yêu cầu này phải được thực hiện bằng văn bản và gửi đến công ty trong vòng 10 ngày kể từ ngày Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết về các vấn đề trên.
- Công ty mua lại cổ phần theo quyết định của công ty
Công ty có quyền mua lại không quá 30% tổng số cổ phần phổ thông đã phát hành. Đồng thời, công ty cũng có thể mua lại một phần hoặc toàn bộ cổ phần ưu đãi cổ tức đã phát hành. Việc mua lại cổ phần có thể được thực hiện đối với từng cổ đông theo tỷ lệ cổ phần mà họ đang nắm giữ trong công ty.
- Công ty mua lại cổ phần theo quyết định của công ty
Công ty có quyền mua lại tối đa 30% tổng số cổ phần phổ thông đã phát hành. Đồng thời, công ty cũng có quyền mua lại một phần hoặc toàn bộ cổ phần ưu đãi cổ tức đã bán. Việc mua lại cổ phần có thể được thực hiện đối với từng cổ đông, tương ứng với tỷ lệ cổ phần mà họ nắm giữ trong công ty.
3. Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần
Căn cứ Điều 44 Nghị định 78/2015/NĐ-CP và khoản 14 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP thì hồ sơ tăng, giảm vốn điều lệ công ty cổ phần được quy định cụ thể như sau:
3.1. Hồ sơ tăng vốn điều lệ
Trường hợp công ty cổ phần đã thông qua việc tăng vốn điều lệ bằng hình thức phát hành cổ phần và chào bán cho cổ đông thì hồ sơ đăng ký tăng vốn điều lệ gồm có:
- Gửi thông báo đến nơi công ty đã đăng ký kinh doanh với nội dung theo quy định tại Khoản 14 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP.
- Bản chính và bản sao hợp lệ quyết định của Đại hội cổ đông về việc phát hành cổ phần chào bán để tăng vốn Điều lệ. Nội dung phải ghi rõ về số lượng cổ phần chào bán và giao hội đồng quản trị thực hiện thủ tục đăng ký tăng vốn Điều lệ sau khi kết thúc mỗi đợt chào bán cổ phần,
- Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông của công ty (sau khi tăng vốn)
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty
- Bản sao giấy chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.
- Bản chính và bản sao hợp lệ Quyết định của Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc đăng ký tăng vốn Điều lệ công ty sau khi kết thúc mỗi đợt chào bán.
Nếu công ty cổ phần chào bán cổ phần riêng lẻ để tăng vốn điều lệ thì trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định chào bán cổ phần riêng lẻ, công ty phải thông báo về việc chào bán cổ phần riêng lẻ với Cơ quan đăng ký kinh doanh, hồ sơ bao gồm:
- Văn bản thông báo việc bán cổ phần bán lẻ với cơ quan đăng ký kinh doanh
- Nghị quyết của đại hội cổ đông về hình thức chào bán cổ phần riêng lẻ để tăng vốn điều lệ cho công ty
- Phương án chào bán cổ phần riêng lẻ đã được đại hội cổ đông thông qua (không bắt buộc).
3.2. Hồ sơ giảm vốn điều lệ
- Thông báo về việc giảm vốn điều lệ của công ty cổ phần
- Biên bản họp đại hội cổ đông về việc giảm vốn điều l
- Quyết định của đại hội cổ đông về việc giảm vốn điều lệ
- Danh sách các cổ đông
- Thông báo lập sổ cổ đông
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.
4. Trình tự thực hiện đăng ký thay đổi vốn điều lệ
Trình tự thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần gồm các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định
Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng cách nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp
Bước 3: phòng đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp
Bước 4: căn cứ giấy hạn trên giấy biên nhận, doanh nghiệp đến phòng Đăng ký kinh doanh để nhận kết quả.
Thời gian giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Đối với việc giảm vốn điều lệ công ty, doanh nghiệp phải đảm bảo thanh toán đủ các khoản nợ, thuế và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn.
Lưu ý khi thực hiện thay đổi về vốn điều lệ của công ty cổ phần
Khi thay đổi vốn điều lệ, công ty cần thay đổi nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ trong công ty cổ phần phải được Đại hội đồng cổ đông quyết định. Người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi vốn điều lệ trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi.
Doanh nghiệp cần công bố thông tin thay đổi vốn điều lệ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu việc tăng vốn điều lệ ảnh hưởng đến bậc thuế môn bài, công ty phải lập và nộp tờ khai thuế môn bài cho năm tiếp theo. Mặc dù quy định hiện hành không nêu rõ thời hạn cuối cùng để khai thuế môn bài, thông thường các cơ quan thuế vẫn áp dụng thời hạn chậm nhất là ngày 31/12 của năm thực hiện tăng vốn điều lệ, trừ khi có quy định và hướng dẫn chi tiết khác từ cơ quan có thẩm quyền.
Trường hợp có thắc mắc vui lòng liên hệ Luật Dương Gia để được tư vấn, hỗ trợ.
CÔNG TY LUẬT TNHHH DƯƠNG GIA - CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 141 Diệp Minh Châu, phường Hòa Xuân, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 0931548999; 02367300899
