Khi doanh nghiệp đã được cấp phép hoạt động, doanh nghiệp có thể đăng ký thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện để phục quá trình hoạt động của mình. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Việc đăng ký chi nhánh hoặc văn phòng đại diện chắc hẵn là lựa của nhiều doanh nghiệp. Dưới đây Luật Dương Gia Đà Nẵng sẽ nêu rõ về hồ sơ trình tự thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện để mọi người tham khảo.
Cần hỗ trợ chi tiết về các dịch vụ tư vấn thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các vấn đề pháp lý Quý Khách liên hệ tổng đài 1900 6586 của Luật Dương Gia để được hỗ trợ nhanh chóng, chính xác nhất.
Căn cứ pháp lý
– Luật doanh nghiệp 2020;
– Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
1. Chi nhánh là gì?
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Quy định về tên chi nhánh, văn phòng đại diện
Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.
Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.
Luật Dương Gia lấy ví dụ thực tiễn:
Công ty TNHH ABC Fushion Việt Nam mong muốn thành lập chi nhánh tại thành phố Đà Nẵng và văn phòng đại diện tại Quy Nhơn tỉnh Bình Định. Lúc này, tên chi nhánh sẽ là: “Chi nhánh Công ty TNHH ABC Fushion Việt Nam tại Đà Nẵng”, hoặc “Công ty TNHH ABC Fushion Việt Nam chi nhánh Đà Nẵng”. “Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng Công ty TNHH ABC Fushion Việt Nam”.
Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
4. Hồ sơ, trình tự thủ tục thành lập Chi nhánh, văn phòng đại diện
Chi nhánh, văn phòng đại diện phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy phép hoạt động. Dưới đây, Luật Dương Gia hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ.
Bước 1: Hồ sơ cần chuẩn bị
| STT | Tên hồ sơ | Luật Dương Gia (Soạn thảo) |
Khách hàng
(Cung cấp) |
| 1 | Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện theo Thông tư 01/2021. | X | |
| 2 | Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện. | X | |
| 3 | Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện. | X | |
| 4 | Văn bản uỷ quyền Luật Dương Gia đại diện làm thủ tục | X | |
| 5 | Giấy tờ pháp lý Luật Dương Gia | X |
Bước 2: Thời hạn xử lý
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
5. Chi nhánh, văn phòng đại diện có được làm con dấu không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 12 Điều 8 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý con dấu thì những cơ quan, tổ chức sau được quyền sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng:
Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.
Theo đó văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu theo quyết định của doanh nghiệp để thuận tiện hơn trong quá trình hoạt động của mình.
Ngoài ra, căn cứ Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:
“1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Trước đây Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
+ Tên doanh nghiệp;
+ Mã số doanh nghiệp.
Đến Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong nội dung con dấu đã bị bãi bỏ. Theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.
6. Nên chọn Chi nhánh hay văn phòng đại diện?
Việc lựa chọn giữa thành lập chi nhánh công ty hay văn phòng đại diện sẽ còn tùy thuộc vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.
6.1. Đối với chi nhánh:
Được đăng ký kinh doanh tất cả các ngành nghề công ty đăng ký.
Có thể chọn lựa hình thức hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ.
Hai hình thức hoạch toán có sự khác biệt rõ rệt, cụ thể:
– Hạch toán phụ thuộc:
- Trường hợp chi nhánh cùng tỉnh: Công ty mẹ chịu trách nhiệm làm báo cáo tài chính cuối năm, báo cáo thuế hàng quý, hàng năm, sử dụng chữ ký số công ty mẹ để nộp thuế môn bài.
- Trường hợp chi nhánh khác tỉnh: Chi nhánh sẽ mua chữ ký số riêng để nộp thuế môn bài, nộp thuế GTGT, làm báo thuế hàng quý nhưng báo cáo tài chính cuối năm công ty mẹ sẽ quyết toán.
– Hạch toán độc lập: Cùng tỉnh hoặc khác tỉnh đều phải mua chữ ký số riêng, làm khai thuế ban đầu, làm báo thuế hàng quý, nộp thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng (GTGT) và quyết toán thuế cuối năm (tương tự như doanh nghiệp).
Nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN theo quy định.
Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động, đẩy mạnh kinh doanh, tăng lợi nhuận và tạo điều kiện thuận lợi trong việc chăm sóc khách hàng thì nên chọn thành lập chi nhánh công ty.
6.2. Đối với văn phòng đại diện:
Không có chức năng kinh doanh, chỉ có chức năng đại diện theo ủy quyền của Công ty.
Hình thức hạch toán phụ thuộc, do không có hình thức kinh doanh nên công ty mẹ sẽ nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài, kê khai thuế cho văn phòng đại diện…
Như vậy, nếu doanh nghiệp muốn tiện lợi hơn trong các hoạt động trao đổi hồ sơ, trưng bày sản phẩm, chăm sóc khách hàng hoặc hỗ trợ đẩy nhanh tiến độ thi công dự án… thì nên cân nhắc việc chọn thành lập văn phòng đại diện.
7. Vì sao nên sử dụng dịch vụ Luật sư tại Luật Dương Gia?
Công ty Luật TNHH Dương Gia dưới sự quản lý Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội, chúng tôi có trụ sở chính tại: Số 89 Tô Vĩnh Diện, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, TP Hà Nội, với hai chi nhánh, 141 Diệp Minh Châu, phường Hoà Xuân, quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng và 248/7 Nguyễn Văn Khối (Đường Cây Trâm cũ), phường 9, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh. Với đội ngũ Luật sư, chuyên viên kinh nghiệm, chúng tôi với mục tiêu hoạt động: “THỐNG LĨNH – TIÊN PHONG” chúng tôi luôn mong muốn là đơn vị tư vấn luật đem lại cho quý khách hàng nhưng dịch vụ tốt nhất, hàng đầu tại Việt Nam bằng những nỗ lực và kinh nghiệm của mình.
Trên đây là nội dung bài viết về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện. Cần hỗ trợ tư vấn thực hiện dịch vụ Quý khách liên hệ 1900. 6586 để được hổ trợ.
