Khi đặt tên cho một doanh nghiệp, các chủ doanh nghiệp thường sẽ gặp trường hợp tên doanh nghiệp mình muốn đặt lại không được đăng ký vì đã bị trùng tên, dễ gây nhầm lẫn với các công ty, doanh nghiệp khác. Vậy thế nào là tên trùng, tên gây nhầm lẫn?. Khi gặp trường hợp tên doanh nghiệp không thể đăng ký vì bị trùng thì nên xử lý như thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn cách xử lý khi tên doanh nghiệp bị trùng.
Căn cứ pháp lý
1. Cách đặt tên công ty/doanh nghiệp
Đầu tiên căn cứ theo quy định tại Điều 37 Luật doanh nghiệp 2020, tên công ty khi đăng ký thành lập công ty. Theo đó, tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây: “LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP” + “TÊN RIÊNG”
(1) Loại hình doanh nghiệp;
+ Được viết là “Công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “Công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
+ Được viết là “Công ty cổ phần” hoặc “Công ty CP” đối với công ty cổ phần;
+ Được viết là “Công ty hợp doanh” hoặc “Công ty HD” đối với công ty hợp doanh;
+ Được viết là “Doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “Doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân;
(2) Tên riêng.
Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu
Đồng thời, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Căn cứ vào quy định tại Điều này và các Điều 38, 39 và 41 của Luật doanh nghiệp 2020, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp.
Lưu ý về đặt tên doanh nghiệp
Để tên công ty dự kiến được chấp thuận khi đăng ký doanh nghiệp, tên công ty đảm bảo thỏa mãn các điều kiện được quy định tại điều 38, 39 và 41 của Luật Doanh Nghiệp 2020. Cụ thể như sau:
- Không được đặt trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký (áp dụng trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
- Không được sử dụng tên các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, đơn vị vũ trang trong tên công ty dự kiến.
- Không được đặt tên công ty vi phạm thuần phong mỹ tục, truyền thống lịch sử dân tộc.
Trong đó, lỗi hay đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký là lỗi mà các doanh nghiệp hay vô tình mắc phải nhất.
2. Đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn
Căn cứu tại Điều 41 Luật doanh nghiệp 2020, việc đặt tên công ty trùng hoặc gây nhầm lẫn sẽ có các trường hợp sau:
“1. Tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.”
Ví dụ: Chủ doanh nghiệp muốn đặt tên công ty là “CÔNG TY TNHH LỘC PHÚC”, có trụ sở ở tỉnh Hậu Giang nhưng đã có doanh nghiệp đã đăng ký tên “CÔNG TY TNHH LỘC PHÚC” tại Tp. Hồ Chí Minh. Thì tên công ty sẽ không thể đăng ký thành lập doanh nghiệp được vì cơ sở dữ liệu được đồng bộ trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
“2. Các trường hợp được coi là tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký bao gồm:
Trường hợp: a) Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký;”
Ví dụ: Chủ doanh nghiệp muốn đặt tên công ty là “CÔNG TY TNHH MỸ HƯNG” nhưng trên hệ thống thông tin doanh nghiệp quốc gia đã có doanh nghiệp tên “CÔNG TY TNHH MĨ HƯNG”. Vậy nên chủ doanh nghiệp không thể lấy tên Mỹ Hưng để đặt tên cho doanh nghệp của mình được vì 2 tên này đọc giống nhau, chỉ khác nhau chữ “I” và “Y”
“Trường hợp: b) Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký;”
Ví dụ: Trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đã có công ty tên “CÔNG TY TNHH THANH HÀ”, với tên viết tắt TH. Bạn dự định đặt tên công ty là “CÔNG TY TNHH THANH HẰNG”, tên viết tắt TH. Trong trường hợp này thì có thể tên doanh nghiệp sẽ được chấp nhận thành lập công ty nhưng tên viết tắt TH này sẽ không được chấp thuận là tên viết tắt của doanh nghiệp.
“c) Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký;”
Ví dụ: Tương tự trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đã có công ty tên “CÔNG TY TNHH MẶT TRỜI ĐỎ”, với tên nước ngoài là SUNRED. Bạn dự định đặt tên công ty là “CÔNG TY TNHH THANH HẰNG”, tên nước ngoài của doanh nghiệp là SUN RED. Trong trường hợp này thì có thể tên doanh nghiệp sẽ được chấp nhận thành lập công ty nhưng tên nước ngoài này sẽ không được chấp thuận là tên nước ngoài của doanh nghiệp.
“Trường hợp: d) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;”
Ví dụ: Trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có doanh nghiệp có tên riêng là “CÔNG TY CỔ PHẦN HẰNG NGA”. Và chủ doanh nghiệp định đặt tên công ty là “ CÔNG TY CỔ PHẦN HẰNG NGA PLUS”. Thì tên công ty này sẽ không được chấp thuận.
“Trường hợp: đ) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”;”
Ví dụ: Chủ doanh nghiệp có ý định đặt tên công ty là “CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ACC” nhưng trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia đã có tên công ty “CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ACC” nên việc chủ doanh nghiệp muốn đặt tên này cho công ty sẽ không được chấp thuận.
“Trường hợp: e) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;”
Ví dụ: Tại hệ thống doanh nghiệp quốc gia đã có công ty với tên “CÔNG TY TNHH MẶT TRỜI”. Chủ doanh nghiệp dự định đặt tên công ty là “CÔNG TY TNHH MẶT TRỜI MỚI”, thì tên này sẽ không được chấp thuận.
“Trường hợp: g) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”;”
Ví dụ: Chủ doanh nghiệp có ý định đặt tên công ty là “CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG TOÀN CẦU MIỀN TRUNG” nhưng trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia đã có tên công ty “CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG TOÀN CẦU” nên tên doanh nghiệp này sẽ không được chấp thuận.
“Trường hợp: h) Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.”
Ví dụ: Chủ doanh nghiệp có ý định đặt tên công ty TNHH với tên “CÔNG TY TNHH HOÀN CẦU”. Nhưng trên hệ thống doanh nghiệp đã có công ty với tên “CÔNG TY CỔ PHẦN HOÀN CẦU”. Thì tên doanh nghiệp của bạn sẽ không được chấp thuận.
3. Cách xử lý khi đặt tên doanh nghiệp khi bị trùng
Vậy nếu tên công ty dự kiến bị trùng hoặc gây nhầm lẫn như các trường hợp mà quy định pháp luật cấm mà người chủ doanh nghiệp rất tâm đắc với tên này và không muốn đổi tên khác, thì có thể đặt lại tên công ty/doanh nghiệp như sau:
+ Đặt tên doanh nghiệp theo ngành nghề kinh doanh
Một cách đơn giản mà mọi thường hay dùng khi đặt tên doanh nghiệp là sẽ đặt tên doanh nghiệp theo ngành nghề kinh doanh. Cụm từ có thể thêm trước tên riêng công ty như: thương mại, dịch vụ, kỹ thuật, sản xuất, xây dựng.
Ví dụ như: Chủ doanh nghiệp có ý định đặt tên công ty là “CÔNG TY CỔ MINH PHÁT” nhưng trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia đã có tên công ty “CÔNG TY CỔ PHẦN MINH PHÁT” thì bạn có thể thêm ngành nghề kinh doanh vào tên như “CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ MINH PHÁT” thì sẽ tránh được trường hợp tên bị trùng và có thể được chấp thuận khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.
+ Đặt tên công ty theo loại sản phẩm, dịch vụ dự định kinh doanh
Hoặc có thể căn cứ vào sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp dự định kinh doanh để thêm vào trước tên riêng công ty.
Ví dụ như: Chủ doanh nghiệp định mở công ty kinh doanh dịch vụ bảo vệ và tên riêng “VIỆT AN” đã bị trùng với công ty, doanh nghiệp đã đăng ký trước đó, thì bạn có thể đặt tên riêng công ty là “DỊCH VỤ BẢO VỆ VIỆT AN”.
+ Đặt tên công ty theo địa danh nơi công ty đặt trụ sở chính
Đối với các doanh nghiệp muốn nhắm đến một phân khúc thị trường cố định thì việc đặt tên doanh nghiệp theo tên địa phương, địa chỉ nơi cung cấp dịch vụ sản phẩm trong phạm vi tỉnh/thành phố cũng là một đề xuất ưu tiên. Ví dụ như một số tên phổ biến như sau: TỎI LÝ SƠN, NÔNG SẢN HẬU GIANG COCOFRAM, VẢI THIỀU BẮC NINH…
4. Một số kinh nghiệm khi đặt tên doanh nghiệp
- Trước khi soạn và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nên kiểm tra tên công ty mình dự định đặt tên cho công ty có bị trùng với các doanh nghiệp đã đăng ký không.
- Kiểm tra kỹ các thành phần và tên công ty, tránh trường hợp viết sai chính tả khi đặt tên công ty.
- Cố gắng đặt tên càng ngắn gọn càng tốt. Mỗi từ trong tên công ty nên bao gồm từ 2-4 âm tiết.
- Tên công ty khi đọc phải thuận miệng để độ nhạn diện của công ty được tăng cao.
- Khi đặt tên công ty không bắt buộc phải có kèm ngành nghề vào tên. Ví dụ như Xây dựng, sản xuất, thương mại.
- Trong trường hợp đặt tên công ty bằng tiếng Anh, thì nên kiểm tra độ phổ biến của từ tiếng Anh đó. Hạn chế dùng các từ quá chuyên ngành, phức tạp ít người biết.
