Khi đất nước chuyển sang mô hình kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa đồng nghĩa với việc các quan hệ, giao dịch và các thủ tục hành chính mà các cá nhân, tổ chức tham gia không ngừng tăng lên. Để thực hiện các thủ tục hành chính, tham gia các giao dịch thì các giấy tờ, văn bản, chữ ký, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân… cần được xác nhận để có được độ an toàn pháp lý nhất định. Yêu cầu trên đòi hỏi phải có sự điều chỉnh bằng pháp luật đối với sự xác nhận này mà hình thức thể hiện của nó là công chứng, chứng thực.
Căn cứ pháp lý:
– Luật Công chứng năm 2014;
– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
1. Công chứng là gì?
1.1 Khái niệm
Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.
1.2 Đặc điểm của hoạt động công chứng
– Thứ nhất, công chứng mang tính công quyền. Công chứng viên cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế xã hội. Đặc điểm này thể hiện ở chỗ không phải bất kỳ ai cũng có thẩm quyền thực hiện việc công chứng, chỉ khi nào cá nhân được cơ quan có thẩm quyền bổ nhiệm làm công chứng viên mới được thực hiện công chứng.
Ngoài ra, công chứng không phải là một chế định mang tính chất hành chính hay mang tính chất tư pháp đơn thuần, mà là chế định bổ trợ tư pháp. Công chứng là việc công chứng viên thay mặt Nhà nước giúp đương sự thể hiện đúng, chính xác và hợp pháp ý chí của mình đồng thời chứng nhận sự thể hiện đó. Như vậy, hoạt động công chứng là hoạt động thuộc lĩnh vực dịch vụ công, không sử dụng quyền lực công. Các công chứng viên không có quyền lực ban hành mệnh lệnh hành chính như các cơ quan chức năng của chính quyền. Khi hành nghề, công chứng viên hoàn toàn độc lập và chỉ tuân theo pháp luật, hành nghề khách quan, trung thực, tuân thủ các quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng.
– Thứ hai, công chứng có yếu tố mang tính dịch vụ: công chứng viên không đương nhiên thực hiện công chứng mà thực hiện công chứng thông qua yêu cầu của cá nhân, tổ chức. Khi sử dụng dịch vụ công chứng, cá nhân, tổ chức phải trả một khoản phí công chứng nhất định.
Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng (Điều 67 Luật công chứng năm 2014). Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí để thực việc đó; mức chi phí do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thoả thuận (Điều 68 Luật công chứng năm 2014).
– Thứ ba, hoạt động công chứng do chủ thể nhất định có thẩm quyền thực hiện, đó là công chứng viên hoặc người được giao thực hiện công chứng. Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật công chứng, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng. Công chứng viên không phải hành nghề tự do, phải hành nghề trong một tổ chức hành nghề công chứng nhất định và chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình. Nội dung công chứng là xác định tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch.
Công chứng viên kiểm chứng và xác nhận các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch và xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó, bảo đảm cân bằng quyền và lợi ích hợp pháp của các bên ngay từ khi giao kết, kiểm tra năng lực hành vị, tính tự nguyện, chữ ký của các chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch, kiểm tra nội dung và mục đích của hợp đồng, giao dịch có vi phạm điều cấm của pháp luật, có trái đạo đức hay không, đối tượng hợp đồng, giao dịch là thật hay giả mạo, hình thức của hợp đồng có phù hợp với quy định của pháp luật hay không..
2. Chứng thực là gì?
2.1. Khái niệm
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hiện nay không có điều khoản nào quy định hay làm rõ khái niệm chứng thực là gì mà chỉ quy định về các việc chứng thực cụ thể. Theo đó:
– Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính (khoản 2, Điều 2)
– Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính (khoản 2, Điều 2)
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch (khoản 4 Điều 2)
Phân tích từ các khái niệm nêu trên thì có thể hiểu chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực để bảo đảm giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện, các thông tin cá nhân nhằm phục vụ cho việc thiết lập, duy trì và bảo vệ các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính của cá nhân, tổ chức có liên quan cũng như phục vụ hoạt động quản lý của Nhà nước.
2.2. Ý nghĩa của hoạt động chứng thực
Trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung, hành chính nói riêng ở nước ta hiện nay, có thể coi chứng thực là một trong những hoạt động hành chính tư pháp do cơ quan nhà nước hoặc do cá nhân ủy quyền nhà nước thực hiện. Chứng thực là xác nhận tính chính xác, tính có thực của giấy tờ, văn bản; đảm bảo tính xác thực của bản sao từ bản chính, chữ ký của cá nhân (bao gồm chữ ký người dịch và các cá nhân nói chung). Hoạt động chứng thực có một số ý nghĩa sau:
– Chứng thực là phương thức hỗ trợ thực hiện quyền con người, cụ thể:
+ Chứng thực giúp các chủ thể gián tiếp thực hiện quyền con người, quyền và nghĩa vụ của công dân. Ví dụ, bản sao có chứng thực, giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực dùng để thực hiện các thủ tục như đi học, làm việc hoặc làm các thủ tục để được cấp các giấy tờ hộ tịch, giấy chứng minh nhân dân, giấy phép lái xe…
+ Chứng thực giúp các chủ thể trực tiếp thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình như: Sở hữu tài sản, thừa kế, giao kết hợp đồng, giao dịch, trong đó có nhiều giao dịch mà pháp luật yêu cầu cần phải công … chứng, chứng thực. Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì “Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”.
+ Như vậy, khi giao dịch dân sự đã đáp ứng đủ ba điều kiện làm phát sinh hiệu lực cùng với giao dịch dân sự đó được chứng thực hợp lệ (trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải công chứng, chứng thực) đồng nghĩa với việc giao dịch dân sự đó phát sinh hiệu lực trên thực tế. Hơn nữa, thông qua việc chứng thực của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thì các thông tin đó đã có độ tin cậy nhất định, đảm bảo cho việc tham gia các quan hệ và giao dịch của cá nhân tổ chức.
– Chứng thực là công cụ hỗ trợ hoạt động hành chính có hiệu quả, giảm phiền hà cho tổ chức, cá nhân.
+ Thứ nhất, đối với bản sao được chứng thực từ bản chính giấy tờ văn bản, tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có quy định về “Giá trị pháp lý bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực” thì “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.
Theo quy định này thì khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Như vậy, thông qua việc đối chiếu bản sao với bản chính, có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu xác nhận, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đã đảm bảo rằng bản sao đúng với bản chính.
Do đó, các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính sẽ yên tâm tiếp nhận bản sao có chứng thực mà không cần phải yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, kiểm tra, qua đó làm giảm thời gian đi lại của người dân (không phải đến nộp hồ sơ trực tiếp) mà vẫn đảm bảo độ chính xác, tin cậy của giấy tờ, văn bản, đặc biệt đối với những trường hợp nộp hồ sơ đường bưu điện; bên cạnh đó những người dân cũng không lo lắng vì thất lạc bản chính.
+ Đối với chữ ký được chứng thực, theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì “chữ ký được chứng thực theo quy định của nghị định có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản” (khoản 3 Điều 3). Như vậy, chứng thực chữ ký cũng chính là việc công nhận về ý chí của người lập và ký giấy tờ, văn bản.
+ Do đó, tiện ích của loại giấy tờ này khi sử dụng đảm bảo người ký giấy tờ, văn bản không phải đi lại xa xôi vẫn có thể thực hiện ý chí của họ. Vì vậy, việc chứng thực chữ ký đã tạo ra công cụ hỗ trợ hiệu quả khi phải thực hiện thủ tục hành chính tại những vùng cách xa về khoảng cách địa lý, hoặc cho những trường hợp người ký muốn ủy quyền cho người khác thay mình thực hiện các quyền hoặc nghĩa vụ liên quan.
+ Đối với các bản dịch được chứng thực chữ ký người dịch, thì thông qua việc chứng thực chữ ký người dịch này từ đảm bảo truyền tải từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác, tạo độ tin cậy pháp lý cho văn bản, giấy tờ được dịch. Qua đó, các cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại và đã được chứng thực chữ ký người dịch có thể yên tâm, tin tưởng vào nội dung giấy tờ, văn bản được dịch.
+ Đối với các hợp đồng, giao dịch được chứng thực, theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì “Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.” (khoản 4 Điều 3). Như vậy, bên cạnh hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch do các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện thì hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch do các cơ quan nhà nước thực hiện, cụ thể thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch được giao cho Ủy ban nhân dân cấp xã nhằm góp phần đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của người dân bởi vì không phải địa phương nào cũng có sự hoạt động của văn phòng công chứng.
Trên đây là bài viết về công chứng, chứng thực của Luật Dương Gia. Nếu bạn có thắc mắc cần hỗ trợ vui lòng liên hệ hotline 1900 6568.
