Công chứng là một thủ tục rất quan trọng và mang nhiều ý nghĩa. Điều này đảm bảo cho văn bản, giao dịch… được thực hiện đúng quy định pháp luật, hạn chế rủi ro. Theo quy định pháp luật, có những trường hợp bắt buộc phải công chứng, có những trường hợp tùy nghi. Cùng luật Dương Gia tìm hiểu “Công chứng là gì? Các trường hợp bắt buộc phải công chứng?” trong bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý:
Luật Công chứng 2014.
1. Công chứng là gì?
Theo khoản 1, Điều 2 Luật Công chứng quy định về Công chứng như sau: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”
Trong đó:
- Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
- Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2. Đặc điểm của công chứng
Thứ nhất, về chủ thể thực hiện hoạt động công chứng
Theo quy định của pháp luật công chứng hiện nay, hoạt động công chứng được thực hiện bởi hai chủ thể:
Chủ thể thứ nhất là, công chứng viên là người được bổ nhiệm theo quy định của pháp luật, hoạt động trong các tổ chức hành nghề công chứng.
Chủ thể thứ hai là, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài theo quy định.
- Được thực hiện thông qua các viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của cơ quan đại diện đó.
- Chỉ có thẩm quyền thực hiện một số hành vi công chứng cụ thể theo quy định tại Điều 78 Luật Công chứng 2014, ví dụ như: di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.
Thứ hai, về đối tượng của hoạt động công chứng
Hoạt động công chứng được thực hiện với các đối tượng bao gồm: hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản; bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
Thứ ba, về nội dung của hoạt động công chứng
Nội dung của hoạt động công chứng là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
Tính xác thực trong hoạt động công chứng đóng vai trò then chốt, đảm bảo tính pháp lý và giá trị chứng cứ cho các hợp đồng, giao dịch được công chứng. Quá trình này bao gồm:
- Xác định chính xác thời gian, địa điểm diễn ra việc giao kết hợp đồng, giao dịch.
- Xác minh danh tính và năng lực hành vi của người yêu cầu công chứng dựa trên các giấy tờ, tài liệu hợp lệ.
- Xác định rõ ràng đối tượng của hợp đồng, giao dịch thông qua các chứng cứ liên quan.
- Ghi nhận chính xác nội dung các điều khoản hợp đồng, giao dịch, đảm bảo phản ánh đúng ý chí của các bên tham gia.
- Kiểm tra tính chính xác của bản dịch nếu hợp đồng, giao dịch có yếu tố tiếng nước ngoài.
Nhờ việc xác thực nghiêm ngặt, các bên tham gia giao dịch có thể tin tưởng vào tính pháp lý của hợp đồng, giao dịch được công chứng, từ đó bảo vệ quyền lợi hợp pháp của họ một cách hiệu quả.
Đảm bảo tính hợp pháp là chức năng cốt lõi của công chứng. Hoạt động này nhằm xác thực rằng việc lập và giao kết hợp đồng, giao dịch tuân thủ đúng quy trình do pháp luật quy định. Nội dung các điều khoản, thỏa thuận (ý chí của các bên) trong hợp đồng giao dịch không được vi phạm pháp luật hay đạo đức xã hội. Do đó, chỉ những hợp đồng giao dịch hợp pháp mới được công chứng viên xác nhận. Việc từ chối công chứng những hợp đồng bất hợp pháp góp phần ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các cá nhân, tổ chức có liên quan đến hợp đồng giao dịch.
Thứ tư, về phạm vi công chứng
Luật Công chứng không đưa ra danh sách cụ thể các hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, dựa trên các quy định tại các luật chuyên ngành khác, ta có thể xác định một số loại hợp đồng, giao dịch cần thực hiện công chứng, bao gồm: hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại (Khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở 2014); di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ (Điều 630 Bộ luật Dân sự năm 2015); Thỏa thuận về việc chia tài sản chung trong thời kỳ hôn nhân (Điều 38 Luật hôn nhân và gia đình năm 2014);….
Bên cạnh những trường hợp bắt buộc công chứng theo quy định của pháp luật, các hợp đồng, giao dịch, bản dịch cũng có thể được công chứng khi người yêu cầu tự nguyện yêu cầu công chứng, phù hợp với pháp luật và không trái đạo đức xã hội
Thứ năm, về chức năng của hoạt động công chứng
Hoạt động công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng, góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan. Bên cạnh đó, công chứng còn tạo lập và cung cấp các bằng chứng cho hoạt động xét xử.
Pháp luật công chứng thể hiện chức năng bảo vệ an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch dân sự thông qua việc nâng cao giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Điều này được cụ thể hóa trong Khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng 2014, quy định như sau:“Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu”.
Chức năng này được thể hiện qua việc công chứng viên xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các thỏa thuận, sự kiện được ghi chép trong văn bản công chứng theo quy trình chặt chẽ do pháp luật quy định. Nhờ vậy, văn bản công chứng có giá trị pháp lý cao, không thể tùy ý hủy bỏ mà phải tuân theo quy định của pháp luật cụ thể, qua đó thể hiện hoạt động công chứng đảm nhiệm vai trò bổ trợ tư pháp, đóng góp vào việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự
3. Các trường hợp bắt buộc phải công chứng?
– Lĩnh vực đất đai:
- Hợp dồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và gắn liền với đất.
- Văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
Lưu ý: Các trường hợp Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên.
(khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai năm 2013, Điều 459 Bộ luật Dân sự năm 2015)
– Lĩnh vực nhà ở
- Hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở (Điều 122 Luật nhà ở 2014, Điều 459 Bộ luật Dân sự năm 2015)
Lưu ý Một số trường hợp nhà ở không bắt buộc công chứng, chứng thực: tặng nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, cho thuê nhà sở hữu nhà nước; mua bán, cho thuê nhà xã hội, nhà tái định cư; góp vốn bằng nhà (một bên là tổ chức); cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở. Tuy nhiên, các bên có thể tự nguyện công chứng, chứng thực nếu có nhu cầu.
- Hợp đồng chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại (Hợp đồng chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại (Khoản 4 Điều 81 Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở; Điều 33 Thông tư 19/2016/TT-BXD ngày 30/6/2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Luật Nhà ở và Nghị định số 99/2015/NĐ-CP).
Lưu ý: Trường hợp bên chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở không phải là doanh nghiệp, hợp tác xã có chức năng kinh doanh bất động sản theo quy định của pháp luật về kinh doanh bất động sản thì văn bản chuyển nhượng hợp đồng phải được công chứng hoặc chứng thực.
– Xe, gồm:
Cụ thể tại khoản 2 Điều 11 Thông tư 24/2023/TT-BGTVT quy định chứng từ chuyển quyền sở hữu xe, gồm một trong các giấy tờ sau đây:
- Dữ liệu hóa đơn điện tử được hệ thống đăng ký, quản lý xe tiếp nhận từ cổng dịch vụ công hoặc cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý thuế. Trường hợp xe chưa có dữ liệu hoá đơn điện tử thì phải có hóa đơn giấy hoặc hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật;
- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản về việc bán, tặng cho, thừa kế xe, chứng từ tài chính của xe theo quy định của pháp luật.
Văn bản về việc bán, tặng cho, thừa kế xe của cá nhân phải có xác nhận công chứng hoặc chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị đang công tác (đối với lực lượng vũ trang và người nước ngoài làm việc trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế mà đăng ký xe theo địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị công tác);
- Đối với xe của cơ quan Công an thanh lý: Quyết định thanh lý xe của cấp có thẩm quyền và hóa đơn bán tài sản công hoặc hóa đơn bán tài sản Nhà nước;
- Đối với xe của cơ quan Quân đội thanh lý: Công văn xác nhận xe đã được loại khỏi trang bị quân sự của Cục Xe – Máy, Tổng cục Kỹ thuật, Bộ Quốc phòng và hóa đơn theo quy định.
Như vậy, hợp đồng bán xe của cá nhân phải có xác nhận công chứng hoặc chứng thực
– Trường hợp kinh doanh bất động sản:
Chuyển nhượng hợp đồng mua bán, thuê mua nhà ở hình thành trong tương lai và chuyển nhượng hợp đồng thuê mua nhà, công trình xây dựng có sẵn thuộc (Điều 8 Nghị định số 02/2022/NĐ-CP ngày 06/01/2022 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Kinh doanh bất động sản)
Lưu ý: Doanh nghiệp kinh doanh bất động sản khi chuyển nhượng hợp đồng không yêu cầu bắt buộc phải công chứng, trừ trường hợp hai bên có nhu cầu thực hiện việc này
– Giám hộ
Trường hợp người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ lựa chọn người giám hộ cho mình thì khi họ ở tình trạng cần được giám hộ, cá nhân, pháp nhân được lựa chọn là người giám hộ nếu người này đồng ý. Việc lựa chọn người giám hộ phải được lập thành văn bản có công chứng hoặc chứng thực (Điều 48 Bộ luật Dân sự năm 2015).
– Di chúc
- Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ phải được người làm chứng lập thành văn bản và có công chứng hoặc chứng thực.
- Di chúc miệng được coi là hợp pháp nếu người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng của mình trước mặt ít nhất hai người làm chứng và ngay sau khi người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng, người làm chứng ghi chép lại, cùng ký tên hoặc điểm chỉ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng thì di chúc phải được công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng.
(Điều 630 Bộ luật Dân sự năm 2015)
– Hôn nhân và gia đình
- Thỏa thuận về việc chia tài sản chung trong thời kỳ hôn nhân phải lập thành văn bản. Văn bản này được công chứng theo yêu cầu của vợ chồng hoặc theo quy định của pháp luật.
- Trong trường hợp hai bên kết hôn lựa chọn chế độ tài sản theo thỏa thuận thì thỏa thuận này phải được lập trước khi kết hôn, bằng hình thức văn bản có công chứng hoặc chứng thực. Chế độ tài sản của vợ chồng theo thỏa thuận được xác lập kể từ ngày đăng ký kết hôn.
- Thỏa thuận về việc mang thai hộ phải được lập thành văn bản có công chứng. Trong trường hợp vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau hoặc vợ chồng bên mang thai hộ ủy quyền cho nhau về việc thỏa thuận thì việc ủy quyền phải lập thành văn bản có công chứng. Việc ủy quyền cho người thứ ba không có giá trị pháp lý.
Lưu ý: Để đảm bảo tính hợp pháp, thỏa thuận mang thai hộ cần có sự xác nhận từ cơ sở y tế thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản, nếu thỏa thuận này được lập cùng lúc với thỏa thuận giữa bên mang thai hộ và bên nhờ mang thai hộ.
(Điều 38, 47, 96 Luật hôn nhân và gia đình năm 2014)
– Cho thuê doanh nghiệp tư nhân
Doanh nghiệp tư nhân có có quyền cho thuê toàn bộ doanh nghiệp tư nhân của mình. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao hợp đồng cho thuê có công chứng đến Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế. Việc thông báo này cần được thực hiện trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng cho thuê có hiệu lực.
Lưu ý: Trong thời gian cho thuê, chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật với tư cách là chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân. Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả chủ sở hữu và người thuê đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân sẽ được quy định chi tiết trong hợp đồng cho thuê.
(Điều 191 Luật Doanh nghiệp năm 2020)
