Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực, việc hiểu rõ các quy định pháp lý về chứng thực chữ ký, giá trị pháp lý của văn bản chứng thực, cũng như yêu cầu đối với giấy tờ tùy thân và mẫu lời chứng là điều cần thiết. Những quy định này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch của các giấy tờ, văn bản chứng thực mà còn giúp người dân và các cơ quan chức năng thực hiện đúng trách nhiệm, quyền hạn trong từng loại thủ tục. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực, phân tích các quy định cụ thể về chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền, giá trị pháp lý của văn bản, mẫu lời chứng và các điều kiện cần thiết đối với giấy tờ tùy thân khi thực hiện thủ tục chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP.
1.Về chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền
1.1. Bản chất của Giấy ủy quyền và quy định về chứng thực chữ ký
Giấy ủy quyền là một hợp đồng, giao dịch, gồm bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Theo quy định tại khoản 4 Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, một trong các trường hợp không được chứng thực chữ ký là giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch (trừ một số trường hợp quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc theo quy định khác của pháp luật).
Điểm d khoản 4 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cho phép chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền đối với một số trường hợp ủy quyền có nội dung đơn giản, phổ biến nhằm đơn giản hóa thủ tục và tiết kiệm chi phí cho người dân.
Tuy nhiên, quy định trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP vẫn còn chung chung và chưa có hướng dẫn cụ thể, gây khó khăn cho việc xác định các trường hợp chứng thực chữ ký phù hợp. Điều này có thể dẫn đến việc chứng thực chữ ký cho các văn bản ủy quyền liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (như ủy quyền định đoạt, quản lý tài sản là nhà ở, quyền sử dụng đất; ủy quyền vay vốn ngân hàng…) không phù hợp, tiềm ẩn rủi ro và nguy cơ tranh chấp.
1.2. Các trường hợp chứng thực chữ ký
Thông tư số 01/2020/TT-BTP ra đời nhằm hướng dẫn cụ thể, thống nhất các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan chứng thực và cung cấp cơ sở pháp lý rõ ràng cho người dân.
Khoản 2 và khoản 3 Điều 14 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Những ủy quyền không đáp ứng đầy đủ các yếu tố theo khoản 4 Điều 24 sẽ phải thực hiện chứng thực theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Người dân có thể thực hiện chứng thực hợp đồng ủy quyền tại bất kỳ Phòng Tư pháp hoặc UBND cấp xã nào, trừ trường hợp liên quan đến quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu nhà ở thì phải chứng thực tại UBND cấp xã nơi có đất hoặc nhà ở đó.
1.3. Quy định về các trường hợp chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ
Theo khoản 2 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP, các trường hợp được chứng thực chữ ký bao gồm việc ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ. Trong đó, người dân có thể yêu cầu chứng thực chữ ký khi ủy quyền nhận hộ các thông tin, hồ sơ liên quan đến yêu cầu bảo hiểm, trợ cấp/cấp dưỡng, v.v.
Quy định “nộp hộ, nhận hộ” bao gồm các hoạt động như kê khai hộ, ký nhận, nộp phí/lệ phí, và có thể áp dụng trong suốt quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
1.4. Về chứng thực văn bản cho phép trẻ em đi máy bay, đi du lịch cùng người thân
Đối với việc đồng ý, cho phép trẻ em đi máy bay hoặc đi du lịch cùng người khác, đây không phải là ủy quyền mà là sự cam kết, đồng ý của chủ thể. Do đó, đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn người yêu cầu lập văn bản cam kết và thực hiện chứng thực chữ ký của họ.
1.5. Chứng thực Giấy ủy quyền khiếu nại
Theo khoản 3 Điều 5 Nghị định số 124/2020/NĐ-CP, việc ủy quyền khiếu nại phải được lập thành văn bản và được chứng thực hoặc công chứng, nhưng không quy định cụ thể hình thức chứng thực. Do đó, chứng thực Giấy ủy quyền khiếu nại sẽ thực hiện theo quy định về chứng thực.
Khoản 3 Điều 14 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định rằng nếu ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp nêu tại khoản 2 Điều 14, không được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền và phải thực hiện theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
2. Về chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản
2.1. Quy định hiện hành về chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản
Hiện nay, pháp luật về hộ tịch và chứng thực không quy định thủ tục xác nhận mối quan hệ gia đình (như ông, bà nội, ngoại, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột, cô, dì, chú, bác, cậu ruột…).
Điều này đồng nghĩa với việc không có quy định cụ thể nào yêu cầu các cơ quan chức năng xác nhận các mối quan hệ gia đình trong hồ sơ, giấy tờ.
2.2. Quy định về chứng thực chữ ký khai lý lịch cá nhân
Tuy nhiên, theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, có quy định về thủ tục chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân. Điều này cho phép cơ quan chức năng chứng thực chữ ký trên các tài liệu, trong đó có khai lý lịch cá nhân.
Dựa trên quy định này, cơ quan có thẩm quyền chứng thực có thể áp dụng để giải quyết yêu cầu xác nhận về quan hệ nuôi dưỡng hoặc phụ thuộc khi người yêu cầu chứng thực cần giấy tờ chứng minh mối quan hệ để sử dụng vào mục đích nhất định (như chứng minh sự phụ thuộc về kinh tế, nuôi dưỡng đối với thân nhân).
3. Về giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản do công chứng viên thực hiện chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký không đúng quy định pháp luật
Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì không có giá trị pháp lý. Như vậy, kể cả các giấy tờ, văn bản do công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì cũng không có giá trị pháp lý.
Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP không quy định cách thức xử lý giấy tờ, văn bản do công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định nhưng Điều 34 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã có quy định liên quan đến việc xử phạt các hành vi vi phạm quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của công chứng viên, buộc các tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ chứng thực thông báo trên cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở về văn bản đã được chứng thực không đúng quy định. Vì vậy, khi phát hiện các giấy tờ, văn bản do công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì cần xem xét xử lý theo quy định của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP.
4. Về mẫu lời chứng
4.1. Yêu cầu bắt buộc của lời chứng trong văn bản chứng thực
Lời chứng là nội dung bắt buộc trong văn bản chứng thực, thể hiện rõ ràng nội dung chứng thực, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và của người thực hiện chứng thực đối với từng loại chứng thực (theo khoản 1 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).
Lời chứng phải tuân thủ đầy đủ và chính xác theo mẫu quy định, đảm bảo tính pháp lý và sự thống nhất trong quá trình thực hiện chứng thực.
4.2. Bổ sung và điều chỉnh mẫu lời chứng
Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã bổ sung một số mẫu lời chứng cụ thể, đặc biệt dành cho chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, và các giao dịch tại bộ phận một cửa và một cửa liên thông.
Việc bổ sung này không làm thay đổi bản chất và phạm vi trách nhiệm của người yêu cầu và người thực hiện chứng thực mà chỉ nhằm hỗ trợ quy trình chứng thực được thực hiện đồng bộ, thuận tiện hơn.
4.3. Quy định về việc sử dụng và đóng dấu giáp lai trên văn bản chứng thực
Các cơ quan chứng thực được yêu cầu thực hiện nghiêm ngặt các quy định về mẫu lời chứng và phải đảm bảo đóng dấu giáp lai khi cần thiết. Điều này giúp tăng tính chính xác và sự xác thực của văn bản chứng thực, tránh trường hợp gian lận hoặc sửa đổi trái phép.
4.4. Yêu cầu về giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực
Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) là bắt buộc để xác định đúng chủ thể yêu cầu chứng thực, nhằm đảm bảo an toàn và tính chính xác trong thủ tục hành chính.
Giấy tờ tùy thân cần còn giá trị sử dụng. Trong trường hợp giấy tờ tùy thân hết hạn, bị tẩy xóa hoặc sửa chữa, cơ quan chứng thực sẽ từ chối thực hiện thủ tục chứng thực và hướng dẫn người dân liên hệ cơ quan có thẩm quyền để làm thủ tục cấp đổi/cấp lại giấy tờ tùy thân theo đúng quy định pháp luật.
Trên đây là bài viết tìm hiểu về hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực. Cám ơn Quý khách hàng đã tin tưởng và ủng hộ dịch vụ Luật sư của Luật Dương Gia. Trong trường bạn cần tư vấn thêm vui lòng liên hệ Luật Dương Gia theo số hotline 19006568 để được hỗ trợ.
