Trong quá trình làm việc tại bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, việc xin nghỉ phép là một nhu cầu thiết yếu và phổ biến của người lao động. Tuy nhiên, để quá trình nghỉ phép diễn ra suôn sẻ, việc nắm rõ quy định và đặc biệt là cách điền mẫu đơn xin nghỉ phép mới nhất là điều vô cùng cần thiết. Một lá đơn đúng chuẩn, đầy đủ thông tin không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của người lao động mà còn giúp phòng ban nhân sự dễ dàng xử lý yêu cầu, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Trong bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ gửi đến bạn những thông tin cơ bản nhất về đơn xin nghỉ phép, các trường hợp sử dụng và các mẫu đơn thông dụng nhất.
1. Đơn xin nghỉ phép là gì? Các loại nghỉ phép phổ biến
1.1. Đơn xin nghỉ phép là gì?
Đơn xin nghỉ phép là một văn bản hành chính do người lao động lập ra để gửi đến người sử dụng lao động (công ty, doanh nghiệp) nhằm bày tỏ nguyện vọng và yêu cầu được nghỉ làm việc trong một khoảng thời gian nhất định vì các lý do cá nhân hoặc theo quy định của pháp luật. Đây là một thủ tục bắt buộc và quan trọng để đảm bảo quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động.
Về bản chất, lá đơn này đóng vai trò như một thông báo chính thức và một yêu cầu được cấp trên xem xét, phê duyệt. Khi đơn được chấp thuận, người lao động sẽ được phép vắng mặt tại nơi làm việc mà không bị coi là vi phạm kỷ luật, đồng thời vẫn được hưởng các chế độ (lương, bảo hiểm) tùy thuộc vào loại hình nghỉ phép đã được quy định.
1.2. Các loại nghỉ phép phổ biến
Để điền đúng mẫu đơn, điều quan trọng là phải xác định được loại hình nghỉ phép bạn đang xin. Dưới đây là các loại hình nghỉ phép phổ biến nhất theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn:
1.2.1. Nghỉ phép hàng năm (Nghỉ phép có lương)
Đây là quyền lợi cơ bản nhất của người lao động, cho phép họ nghỉ một số ngày nhất định trong năm mà vẫn được hưởng lương.
– Số ngày: Tùy thuộc vào điều kiện làm việc (bình thường, nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm) và thâm niên làm việc.
- Người làm việc trong điều kiện bình thường: 12 ngày làm việc / năm.
- Người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở nơi có điều kiện sinh sống khắc nghiệt (vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo): 14 ngày làm việc / năm.
- Người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: 16 ngày làm việc / năm.
– Tăng thêm ngày nghỉ: Cứ đủ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm của người lao động được tăng thêm 01 ngày.
– Thời gian nghỉ: Do người sử dụng lao động quy định sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và phải thông báo trước cho người lao động. Người lao động có thể thỏa thuận để nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.
– Thanh toán tiền lương những ngày chưa nghỉ: Nếu người lao động vì lý do chấm dứt hợp đồng lao động hoặc vì các lý do khác mà chưa nghỉ hết số ngày phép hàng năm thì được thanh toán bằng tiền những ngày chưa nghỉ.
1.2.2. Nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương
Đây là các trường hợp nghỉ phép đặc biệt khi người lao động có việc cá nhân cần giải quyết.
– Nghỉ việc riêng có hưởng lương (Điều 115 BLLĐ 2019):
- Kết hôn: 03 ngày.
- Con kết hôn: 01 ngày.
- Bố đẻ, mẹ đẻ, bố nuôi, mẹ nuôi; bố vợ, mẹ vợ hoặc bố chồng, mẹ chồng; vợ hoặc chồng; con chết: 03 ngày.
- Anh, chị, em ruột chết; ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại chết; anh, chị, em ruột kết hôn: 01 ngày.
– Nghỉ không hưởng lương (Điều 115 BLLĐ 2019): Người lao động được quyền nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo với người sử dụng lao động khi ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột chết; cha hoặc mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết hôn. Ngoài ra, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ không hưởng lương vì lý do cá nhân khác, nhưng phải được sự đồng ý của người sử dụng lao động.
1.2.3. Nghỉ hàng tuần (Nghỉ cuối tuần)
Mỗi tuần, người lao động được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục. Trong trường hợp đặc biệt do chu kỳ lao động không thể nghỉ hằng tuần thì tổng số giờ nghỉ hằng tuần ít nhất phải bằng 04 ngày/tháng.
1.2.4. Nghỉ lễ, tết
Người lao động được nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương trong các ngày lễ, tết sau:
- Tết Dương lịch: 01 ngày (ngày 01 tháng 01 dương lịch).
- Tết Âm lịch: 05 ngày.
- Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương: 01 ngày (ngày 10 tháng 3 âm lịch).
- Ngày Giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước: 01 ngày (ngày 30 tháng 4 dương lịch).
- Ngày Quốc tế Lao động: 01 ngày (ngày 01 tháng 5 dương lịch).
- Ngày Quốc khánh: 02 ngày (ngày 02 tháng 9 dương lịch và 01 ngày liền kề trước hoặc sau).
1.2.5. Nghỉ thai sản (Đối với lao động nữ)
Theo Luật Bảo hiểm xã hội, lao động nữ được nghỉ thai sản 06 tháng trước và sau khi sinh con. Trong trường hợp sinh đôi trở lên, từ con thứ hai trở đi, cứ mỗi con, người mẹ được nghỉ thêm 01 tháng. Thời gian nghỉ thai sản hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
1.2.6. Nghỉ ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
Người lao động được nghỉ ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và được hưởng chế độ ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Khi xin nghỉ loại hình này, người lao động cần có giấy tờ chứng minh của cơ sở khám chữa bệnh.
2. Mục đích và lý do viết đơn xin nghỉ phép
2.1. Mục đích viết đơn xin nghỉ phép để làm gì?
– Thể hiện sự tôn trọng và trách nhiệm của người xin nghỉ phép đối với cấp trên, đồng nghiệp, nhà trường hoặc cơ quan. Việc viết đơn xin nghỉ phép cho thấy người xin nghỉ phép không tự ý vắng mặt mà có sự cho phép và thống nhất của người có thẩm quyền.
– Giải thích rõ ràng lý do và thời gian xin nghỉ phép của người xin nghỉ phép. Việc này giúp cho người nhận đơn hiểu được hoàn cảnh và tình huống của người xin nghỉ phép, từ đó có thể xem xét và phê duyệt cho phù hợp.
– Bàn giao công việc và liên lạc trong thời gian nghỉ phép của người xin nghỉ phép. Việc này giúp cho việc quản lý và sắp xếp công việc được thuận tiện và hiệu quả, tránh ảnh hưởng đến kế hoạch và mục tiêu chung.
– Có bằng chứng về việc nghỉ phép để tránh những tranh chấp hoặc hiểu lầm có thể xảy ra. Đơn xin nghỉ phép cũng là một tài liệu quan trọng để tính toán lương, trợ cấp, bảo hiểm và các quyền lợi khác của người xin nghỉ phép.
2.2. Những lý do viết đơn xin nghỉ phép
-
Nghỉ ốm: Người lao động có thể nghỉ khi bị ốm, bệnh hoặc tai nạn lao động, với giấy chứng nhận y tế. Thời gian nghỉ tối đa là 14 ngày liên tục hoặc 30 ngày không liên tục trong năm, và nhận 75% lương bình quân.
-
Nghỉ thai sản: Người lao động nghỉ khi mang thai, sinh con, nuôi con dưới 6 tháng tuổi, hoặc có vợ sinh con, từ 15 ngày đến 6 tháng. Nhận 100% lương bình quân.
-
Nghỉ trách nhiệm gia đình: Nghỉ để giải quyết việc gia đình như kết hôn, tang chế, chăm sóc con ốm, từ 3 đến 20 ngày/năm. Nhận lương bình thường.
-
Nghỉ phép hàng năm: Nghỉ để nghỉ ngơi và phục hồi sức khỏe, từ 12 đến 16 ngày/năm. Nhận lương bình thường, nhưng cần thông báo và sắp xếp công việc hợp lý.
3. Mẫu đơn xin nghỉ phép mới nhất và hướng dẫn cách viết
3.1. Mẫu đơn xin nghỉ phép cơ bản
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi: – Ban Giám Đốc Công Ty
– Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính
– Trưởng ..(1)…
Tên tôi là: …
Chức vụ: …
Hiện công tác tại:…
Kính đề Ban giám đốc công ty/ Ban giám đốc cơ quan, Trưởng Phòng HC-NS và Trưởng bộ phận…cho tôi nghỉ …(2)…
Thời gian nghỉ: ….. ngày (Từ ngày…..đến ngày …..)
Nơi nghỉ: …
Điện thoại liên hệ khi cần: ….
Rất mong Ban Giám Đốc xem xét và chấp thuận.
Xin trân trọng cảm ơn!
…, ngày tháng năm
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
* Hướng dẫn cách viết:
– Trưởng phòng bộ phận của người đang xin nghỉ phép đang làm việc. Thông thường là Trưởng phòng nhân sự/Giám đốc nhân sự/Trưởng ca/…
– Người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương trong những trường hợp sau đây: Kết hôn: nghỉ 03 ngày; Con kết hôn: nghỉ 01 ngày; Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ hoặc bố chồng, mẹ chồng chết; vợ chết hoặc chồng chết; Con chết: nghỉ 03 ngày; Nghỉ ốm, nghỉ con ốm,….
Ngoài ra, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động về việc nghỉ không hưởng lương.
Lưu ý: Tùy từng quy định của từng doanh nghiệp, người lao động có thể nộp đơn trực tiếp, gửi qua email, skyper, like, zalo,… hoặc bất cứ hình thức nào thay vì nộp trực tiếp.
3.2. Mẫu đơn nghỉ phép năm
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————————
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi – Ban Giám Đốc Công Ty: …
– Phòng Hành chính – Nhân sự
Tôi tên là : …
Chức vụ: …
Bộ phận: …
Địa chỉ: …
Điện thoại: …
Nay tôi trình đơn này kính xin Ban Giám Đốc chấp thuận cho tôi được nghỉ phép trong thời gian ….. ngày (Kể từ ngày…… đến hến ngày …..)
Lý do xin nghỉ phép:
…(1)…
Tôi đã bàn giao công việc cho :….Bộ phận: …
Các công việc được bàn giao:
…(2)…
Tôi xin hứa sẽ cập nhật đầy đủ nội dung công tác trong thời gian vắng.
Kính mong Ban Giám Đốc xem xét và chấp thuận.
…, ngày… tháng.… năm…….
Trưởng Bộ phận (3) Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
* Hướng dẫn cách viết:
(1) Lý do nghỉ phép: nghỉ phép năm; Người lao động có thể thoả thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.
Khi nghỉ hằng năm, nếu người lao động đi bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm.
Cứ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm tương ứng 01 ngày.
(2) Ghi cụ thể về công việc sẽ bàn giao
(3) Trưởng phòng của bộ phận người lao động đang làm việc.
4. Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ phép
Để có được sự phê duyệt từ quản lý, bạn cần sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép theo đúng quy định của công ty.
– Trong trường hợp công ty không có mẫu đơn, bạn sẽ cần phải tự soạn đơn xin nghỉ phép. Với cách viết đơn xin nghỉ phép này, bạn cần chú ý về giọng điệu trong văn bản phải nhẹ nhàng và lịch sự.
– Không nên xin nghỉ phép liên tục trong khoảng thời gian ngắn. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc, đồng thời khiến cấp trên đánh giá không tốt về bạn.
– Lý do xin nghỉ phép cần phù hợp và trung thực. Hãy nêu cụ thể về lý do nghỉ phép để dễ dàng được chấp thuận hơn.
– Đưa ra được phương án, hướng giải quyết cho công việc, nhiệm vụ của bạn trong thời gian nghỉ phép.
– Cần xác định rõ về việc mình sẽ nghỉ phép có hưởng lương hay nghỉ phép không lương.
– Dù đang nghỉ phép vẫn luôn sẵn sàng hỗ trợ công ty trong các trường hợp khẩn cấp. Chắc chắn cấp trên sẽ đánh giá cao về điều này.
5. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
– Đơn xin nghỉ phép cần nộp cho ai?
Thường nộp trực tiếp cho cấp quản lý trực tiếp hoặc phòng Nhân sự, tùy theo quy định nội bộ.
– Có bắt buộc phải ghi lý do nghỉ không?
Có, nhưng không cần ghi quá chi tiết. Bạn chỉ cần ghi “lý do cá nhân”, “nghỉ việc gia đình”…
– Nếu nghỉ phép năm nhưng chưa đủ 12 tháng làm việc thì sao?
Bạn vẫn được tính tỷ lệ ngày phép tương ứng với thời gian làm việc.
– Đơn xin nghỉ phép có thể gửi qua email không?
Hoàn toàn được, nếu công ty cho phép hình thức đơn điện tử. Nên đính kèm file word/pdf và trình bày lịch sự.
Việc viết đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn không chỉ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng mà còn thể hiện thái độ chuyên nghiệp, nghiêm túc và tinh thần trách nhiệm của người lao động đối với công việc. Hy vọng rằng bài viết này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích, giúp bạn dễ dàng soạn thảo một lá đơn nghỉ phép chỉn chu, phù hợp với quy định nội bộ của cơ quan, doanh nghiệp.
Trong trường hợp còn đang thắc mắc hoặc cần được tư vấn, hãy liên hệ ngay với Luật Dương Gia để được tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất.
CÔNG TY LUẬT TNHHH DƯƠNG GIA - CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 141 Diệp Minh Châu, phường Hòa Xuân, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 0931548999; 02367300899
