Một công ty có thể sở hữu nhiều con dấu nhằm phục vụ cho các mục đích kinh doanh và quản lý khác nhau. Con dấu là một công cụ quan trọng trong việc xác nhận và chứng thực các văn bản, tài liệu của công ty.
Việc sở hữu nhiều con dấu giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc điều hành các hoạt động, đặc biệt khi công ty có nhiều chi nhánh hoặc bộ phận cần sử dụng con dấu riêng. Điều này không chỉ giúp tăng cường tính chính xác và minh bạch trong quản lý mà còn đảm bảo tính pháp lý và uy tín của các giao dịch và tài liệu công ty phát hành.
Căn cứ pháp lý:
1. Quy định của pháp luật về con dấu
1.1. Khái niệm về con dấu
Căn cứ dựa trên Nghị định Số: 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu quy định về các khái niệm con dấu như sau:
– Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
– Con dấu quy định tại Nghị định này, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
– Con dấu có hình Quốc huy là con dấu trên bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Con dấu có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
– Con dấu không có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không có hình ảnh tượng trưng như quy định
– Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
– Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
– Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.
– Dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
– Mẫu con dấu là quy chuẩn về nội dung thông tin, hình thức, kích thước trên bề mặt con dấu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
1.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
– Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
– Phải Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan và tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.
– Việc đăng ký và quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định tại Nghị định Số: 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
– Con dấu quy định trong Nghị định này là hình tròn, mực dấu màu đỏ.
1.3. Điều kiện sử dụng con dấu
– Các Cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
– Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh và nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
– Các Cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định như sau:
+ Cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
+ Cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
+ Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu theo quy định.
2. Công ty có được làm 2 con dấu không?
01 công ty có thể có 02 con dấu hoặc nhiều hơn tùy thuộc vào quyết định của công ty, ngoài ra, công ty hoàn toàn có quyền quyết định hình thức, nội dung con dấu.
Dấu của doanh nghiệp có thể là dấu được khắc hoặc dấu dưới dạng chữ ký số và doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng cũng như hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau:
“Dấu của doanh nghiệp
- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, một công ty có thể có nhiều con dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu được quy định cụ thể trong Điều lệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên con dấu phải thể hiện những tiêu thức về tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.
Khác với trước đây, Luật Doanh nghiệp 2020 không yêu cầu con dấu bắt buộc phải có 02 thông tin là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Con dấu doanh nghiệp có thể có các nội dung như slogan, logo…
2.1. Nhiều con dấu nhưng chung một hình thức?
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu với nhiều hình thức khác nhau nhưng để thống nhất và tạo sự tin tưởng khi giao dịch với khách hàng, đối tác thì doanh nghiệp nên sử dụng thống nhất một mẫu dấu chung.
Trước đây Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định, mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước, tuy nhiên, Nghị định này đã hết hiệu lực, hiện nay không có văn bản nào quy định bắt buộc tất cả các con dấu công ty phải giống nhau về hình thức, nội dung nữa, do đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu với nhiều hình thức.
Tức là, hiện nay, công ty được sử dụng nhiều con dấu với nhiều hình thức con dấu tròn, con dấu vuông, con dấu đa giác… và không bắt buộc phải có chung hình thức, nội dung với nhau.
Công ty muốn sử dụng nhiều con dấu với nhiều hình thức khác nhau thì chỉ cần liên hệ cơ sở khắc dấu và đặt làm theo yêu cầu đồng thời không cần phải thông báo mẫu dấu tới Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nơi đặt trụ sở chính để đăng tải mẫu dấu lên Cổng thông tin về đăng ký doanh nghiệp quốc gia như trước đây.
2.2. Các hình ảnh không được dùng trong mẫu con dấu
Doanh nghiệp được tự quyết định hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu tuy nhiên nội dung mẫu con dấu không được sử dụng những hình ảnh này:
– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
3. Các hành vi bị nghiêm cấm về con dấu
– Làm giả con dấu và sử dụng con dấu giả.
– Mua bán con dấu và tiêu hủy trái phép con dấu.
– Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng theo quy định.
– Cố ý làm biến dạng và sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký
– Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu
– Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê và cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
– Chiếm giữ trái phép và chiếm đoạt con dấu.
– Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu
– Làm giả và sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
– Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
– Không chấp hành việc kiểm tra con dấu và không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
– Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu và gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
– Các hành vi khác theo quy định của pháp luật hiện hành.
