Văn phòng công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính pháp lý cho các giao dịch dân sự, thương mại. Do vậy, việc thành lập văn phòng công chứng cần tuân thủ theo quy trình và điều kiện chặt chẽ. Vậy thủ tục thành lập văn phòng công chứng như thế nào? Tham khảo về thủ tục thành lập văn phòng công chứng qua bài viết sau đây của Luật Dương Gia.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Công chứng 2014;
- Nghị định 29/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.
1. Văn phòng công chứng là gì?
Công chứng đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm tính pháp lý cho các giao dịch, khiến việc tìm hiểu về lĩnh vực này trở nên thiết yếu. Do đó, nắm vững khái niệm “Công chứng” là vô cùng quan trọng.
Theo khoản 1, Điều 2, Luật Công chứng quy định: “1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”
Tại khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
Theo đó, Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được tổ chức và hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến loại hình công ty hợp danh.
2. Điều kiện thành lập văn phòng công chứng
2.1. Điều kiện về loại hình công ty và thành viên sáng lập
Theo điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải đảm bảo các điều kiện sau:
- Là công ty hợp danh được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật có liên quan đến loại hình công ty này.
- Phải có từ hai công chứng viên trở lên và không có thành viên góp vốn. Theo đó, chỉ có công chứng viên mới có thể đứng ra thành lập văn phòng công chứng tư nhân.
- Văn phòng công chứng phải có ít nhất hai thành viên sáng lập. Các thành viên này chịu trách nhiệm với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng toàn bộ tài sản của mình.
Bên cạnh đó, tại Điều 8 Luật Công chứng 2014 có quy định về tiêu chuẩn công chứng viên. Cụ thể, để trở thành công chứng viên, cá nhân phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
- Là công dân Việt Nam có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
- Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật.
- Có bằng cử nhân luật và sau đó đã có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
- Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (12 tháng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (3 tháng) tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
- Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
- Có đủ sức khỏe để hành nghề
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
2.2. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật
Văn phòng công chứng hoạt động dưới sự đại diện theo pháp luật của Trưởng Văn phòng. Để đảm nhiệm vị trí này, Trưởng Văn phòng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Là công chứng viên hợp danh đang công tác tại Văn phòng công chứng.
- Có thời gian hành nghề công chứng tối thiểu 2 năm.
2.3. Điều kiện về tên gọi
Theo khoản 3, Điều 22, Luật Công chứng quy định: “Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.”
2.4. Điều kiện về trụ sở
Theo điều 17 Nghị định 29/2015 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng 2014, trụ sở văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau:
Phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.
2.5. Điều kiện về con dấu
Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
– Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy.
– Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
2.6. Điều kiện về tài sản
Theo quy định của pháp luật, Văn phòng công chứng phải có tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Như vậy, văn phòng công chứng là một pháp nhân có tài sản độc lập với chủ sở hữu.
3.Thủ tục thành lập Văn phòng công chứng
3.1. Hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng
– Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;
– Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;
– Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
3.2 Thủ tục thành lập văn phòng công chứng
– Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên:
- Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định:
- Phiếu lý lịch tư pháp
- Bản sao bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ, tiến sĩ luật
- Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật
- Bản sao giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương
- Bản sao giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng;
- Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp.
Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng công chứng:
Bước 1: Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng gửi hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:
Bước 2: Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập.
– Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm:
- Tên gọi của Văn phòng công chứng;
- Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng;
- Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
- Danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng;
- Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
– Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm:
- Đơn đăng ký hoạt động;
- Gấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập;
- Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
Bước 4: Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Trên đây là tóm tắt các quy định pháp lý cơ bản liên quan đến việc thành lập văn phòng công chứng . Để được tư vấn chi tiết hơn về quy trình thủ tục và giải đáp mọi thắc mắc, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Email: danang@luatduonggia.vn hoặc hotline 093.154.8999.Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý khách trong quá trình thành lập văn phòng công một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất!
